Dopo alcuni mesi di confusione, ad Aprile 2018 l'Agenzia delle Entrate ha finalmente chiarito alcuni dei punti salienti riguardanti le nuove fatture elettroniche e il loro utilizzo in relazione all'acquisto dei carburanti.

 

Dal primo Gennaio 2019 tutti i rifornimenti di carburante dovranno essere collegati ad una fattura elettronica per cui questo argomento diventa di grande importanza per tutti i liberi professionisti e le aziende che utilizzano veicoli aziendali.

 

Tra i punti trattati nelle nuove normative troviamo: acquisti di carburante, fatturazione differita e scontrini self-service, il non obbligo di indicare la targa del veicolo, tipi di pagamento e tracciabilità, utilizzo di fatture riepilogative.

 

Benzina e gasolio

Viene chiarito che la fattura elettronica è obbligatoria solamente per benzina e gasolio per autotrazione e il tipo di carburante acquistato va indicato tramite il prefisso CARB seguito da un codice di 6 cifre. Quindi se benzina o gasolio vengono acquistati per scopi diversi dal rifornimento di un veicolo, saranno esclusi dall'obbligo di fatturazione elettronica. Viene inoltre specificato che, nel caso si acquistino altri prodotti insieme al carburante, essi dovranno essere presenti sulla fattura elettronica.

 

Targa si o targa no?

L'Agenzia delle Entrate non ha imposto l'obbligo di inserire la targa dei veicolo dell'acquirente sulle fatture elettroniche ma ha creato un'apposita sezione nel file XML delle FatturePA per poter aggiungere la stessa in modo facoltativo. Ai fini di semplificare le detrazioni carburante e la fase di rendicontazione, sarebbe opportuno indicare sempre la targa del veicolo ma per ora starà alle aziende trovare una soluzione a questo problema per evitare grattacapi nel momento in cui si ritrovi a dover ricollegare ogni veicolo alle giuste fatture relative ai propri rifornimenti.

 

Fattura differita a fine mese da distributori abituali

Altro punto della circolare è la possibilità per i distributori di emettere una fattura differita riepilogativa a patto che sia spedita entro il 15 del mese successivo e accompagnata da un documento con riportate date, tipi e quantità dei rifornimenti e le generalità di entrambe le parti interessate.

 

Molte aziende utilizzano una sola catena di distributori convenzionati e per loro questa potrebbe essere una soluzione interessante. Starà però ai distributori trovare un modo per gestire i dati del cliente per creare un documento mensile riepilogativo adeguato da allegare alla fattura differita.

 

Da notare che, se i veicoli di un'azienda che si riforniscono negli stessi distributori sono molteplici, non sarà possibile inserire informazioni sulle targhe nella fattura differita. Si potrà richiedere una fattura differita anche con l'utilizzo di self-service e a distributori automatici quando la stazione di servizio è chiusa.

 

Mezzi di pagamento tracciabili

La Legge di Bilancio stabilisce che tutti i pagamenti di carburante dovranno venire effettuati con metodi tracciabili. È consigliato usare carte di credito, carte di debito o prepagate di operatori sottoposti all'obbligo di comunicazione all'anagrafe tributaria.

 

Anche i pagamenti effettuati dai dipendenti dell'azienda con carte di credito personali viene accettato a patto che la fattura elettronica sia emessa a nome dell'azienda ed esista una catena ininterrotta di pagamenti tracciabili. Per verificare questa catena ininterrotta di pagamenti, le aziende dovranno sempre risarcire i dipendenti con mezzi tracciabili e validi, magari utilizzando note spese che riportino i dati relativi alle spese sostenute.

 

Vengono ritenute valide anche carte prepagate il cui estratto conto mostri chiaramente i costi del rifornimento e il fatto che le ricariche di denaro provengano direttamente dal conto corrente aziendale.

 

Prepararsi al meglio per affrontare i cambiamenti

Tutti i cambiamenti messi in atto dalla Legge di Bilancio metteranno alla prova l'abilità di adattamento ed evoluzione delle sezioni amministrative aziendali.

 

Risolvere i problemi legati all'introduzione delle fatture elettroniche e creare una rendicontazione ben strutturata è la chiave per ottenere risparmi importanti e snellire la fase amministrativa.

 

Alcuni problemi nasceranno dal fatto che gli acquisti di carburante sono quasi sempre gestiti dai dipendenti, i quali non hanno alcun controllo sui distributori per poter richiedere l'inserimento di dati aggiuntivi o facoltativi come ad esempio la targa del veicolo.

 

Vediamo di seguito alcuni suggerimenti per prepararsi al meglio:

 

· assicurarsi che tutte le fatture elettroniche con codice articolo CARB siano rilevate e fermate in attesa del collegamento ad un veicolo specifico

· dotare ogni autovettura aziendale di una carta carburante prepagata così da sapere sempre quale veicolo ha effettuato quale rifornimento

· raggruppare tutte le transazioni in una fattura riepilogativa mensile per le detrazioni IVA in modo da avere tutto in un unico documento

 

Seguendo questi pochi accorgimenti sarà possibile evitare complicazioni legate alle fatture elettroniche e creare un processo amministrativo di rendicontazione strutturato e facile da gestire puntando ad eliminare l'elaborazione manuale dei dati delle transazione.